Privatlivspolitik

Senest opdateret: 20. August 2026

Forlods leverer en platform til planlægning og administration af events. Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan Forlods behandler personoplysninger, når du bruger vores hjemmeside, opretter en konto, administrerer et event, besvarer en invitation eller på anden måde interagerer med vores tjenester.

Forlods drives af Forlods ApS, CVR 46212339.

Hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik eller vores behandling af personoplysninger, kan du kontakte os på privacy@forlods.com.

1. Hvem denne privatlivspolitik gælder for

Denne privatlivspolitik gælder for:

• besøgende på vores hjemmeside;
• brugere, der opretter eller anvender en Forlods-konto;
• eventadministratorer, der planlægger events ved hjælp af Forlods;
• gæster, der afgiver oplysninger gennem en RSVP-formular eller på anden måde interagerer med et event, der administreres gennem Forlods; og
• andre personer, der kommunikerer med Forlods.

Du skal være mindst 18 år for at oprette en Forlods-konto.

Børn kan registreres som gæster af en eventadministrator eller af en forælder eller værge.

2. Vores rolle ved behandling af personoplysninger

Forlods behandler personoplysninger til forskellige formål.

For kontoadministration, betalinger, sikkerhed, analyse, kommunikation, markedsføring og drift af vores egen virksomhed fastlægger Forlods, hvordan og hvorfor personoplysninger behandles.

For oplysninger vedrørende gæster til et event vil eventadministratoren som udgangspunkt bestemme, hvilke oplysninger der indsamles, og hvordan de anvendes i forbindelse med eventet. Forlods stiller den tekniske platform til rådighed til indsamling, opbevaring og administration af disse oplysninger og behandler dem primært med henblik på at levere den tjeneste, som eventadministratoren har anmodet om.

De præcise juridiske roller kan afhænge af eventets karakter og de konkrete omstændigheder, hvorunder tjenesten anvendes.

3. Personoplysninger vi behandler

Afhængigt af hvordan du bruger Forlods, kan vi behandle følgende typer oplysninger.

Konto- og kontaktoplysninger

Dette kan omfatte:

• navn;
• e-mailadresse;
• telefonnummer;
• adresse;
• login- og kontooplysninger; og
• oplysninger, du giver os, når du kommunikerer med os.

Eventoplysninger

Eventadministratorer kan angive oplysninger såsom:

• eventdato;
• lokationer;
• program og tidsplan;
• leverandører;
• budgetoplysninger;
• beskeder;
• gæsteoplysninger; og
• oplysninger indtastet i noter og andre fritekstfelter.

Da nogle felter tillader fritekst, kan brugere vælge at indtaste andre oplysninger, som Forlods ikke specifikt har anmodet om.

Gæste- og RSVP-oplysninger

Gæster kan afgive oplysninger gennem en RSVP-formular, herunder:

• navn;
• e-mailadresse, hvor det er relevant;
• deltagelsesstatus;
• madpræferencer;
• allergier;
• kosthensyn;
• andre særlige hensyn; og
• andre oplysninger, som eventadministratoren anmoder om, eller som gæsten frivilligt indtaster.

Oplysninger om allergier, helbredsmæssige behov eller lignende forhold kan udgøre følsomme personoplysninger.

Forlods anvender ikke sådanne oplysninger til egne formål. Vi behandler dem for at stille den relevante eventfunktionalitet til rådighed for eventadministratoren og gæsten.

Betalingsoplysninger

Betalinger håndteres gennem en ekstern betalingsudbyder såsom Stripe eller en tilsvarende betalingstjeneste.

Forlods modtager eller opbevarer ikke dine fulde betalingskortoplysninger.

Vi kan modtage oplysninger om betalingen, såsom:

• betalingsstatus;
• beløb;
• dato;
• transaktionsreference; og
• faktureringsoplysninger, som er nødvendige for bogføring og kundeadministration.

Tekniske oplysninger og brugsdata

Når du bruger Forlods, kan vi behandle oplysninger om, hvordan tjenesten anvendes, herunder:

• sider og funktioner, der anvendes;
• interaktioner med platformen;
• oplysninger om enhed og browser;
• IP-adresse og lignende tekniske oplysninger;
• fejl- og diagnosticeringsoplysninger; og
• oplysninger om produktbrug.

Vi kan også anvende analyse- og session recording-værktøjer i den indloggede applikation for at forstå, hvordan produktet bruges, og forbedre tjenesten.

Vi bestræber os på at begrænse indsamlingen af unødvendige personoplysninger gennem sådanne værktøjer, herunder ved at maskere eller udelukke følsomt formularindhold, hvor det er relevant.

4. Hvordan vi indsamler personoplysninger

Vi kan modtage personoplysninger:

• direkte fra dig, når du opretter en konto, udfylder en RSVP-formular, indtaster oplysninger på platformen eller kontakter os;
• fra en eventadministrator, der bruger Forlods til at administrere et event;
• automatisk, når du bruger vores hjemmeside eller applikation;
• fra betalingsudbydere; og
• fra tjenesteudbydere, der anvendes til at drive Forlods.

5. Hvorfor vi bruger personoplysninger

Levering af Forlods-tjenesten

Vi behandler personoplysninger for at:

• oprette og administrere konti;
• give brugere mulighed for at oprette og administrere events;
• levere RSVP- og gæsteadministrationsfunktionalitet;
• levere funktioner til eventplanlægning;
• vedligeholde og drive platformen;
• yde support;
• behandle køb og abonnementer; og
• kommunikere vigtig information om tjenesten.

For kontohavere vil denne behandling som udgangspunkt være nødvendig for at opfylde vores aftale med dig eller for at forfølge vores legitime interesse i at levere og drive tjenesten.

Event- og gæsteadministration

Gæsteoplysninger behandles for at levere den funktionalitet, som eventadministratoren har anmodet om, såsom RSVP-administration, gæstelister og koordinering af kosthensyn og særlige behov.

Vi anvender ikke oplysninger om gæsters allergier, kosthensyn eller særlige behov til annoncering, profilering eller uvedkommende kommercielle formål.

Hvor der indsamles følsomme personoplysninger, skal eventadministratoren og, hvor det er relevant, Forlods sikre, at der findes et passende behandlingsgrundlag for behandlingen.

Servicemeddelelser og påmindelser

Vi kan sende kontohavere drifts- og produktrelaterede meddelelser, herunder:

• oplysninger om aktivitet på et event;
• påmindelser i forbindelse med et kommende event;
• oplysninger om ufuldstændige planlægningsopgaver;
• sikkerheds- eller kontomeddelelser; og
• oplysninger om væsentlige ændringer i Forlods.

Disse meddelelser er en del af driften og supporten af tjenesten og er adskilt fra markedsføringskommunikation.

Produktforbedring og analyse

Vi anvender oplysninger om, hvordan Forlods bruges, til at forstå, om funktionerne fungerer efter hensigten, identificere problemer og forbedre produktet.

Afhængigt af den anvendte teknologi og gældende lovgivning kan denne behandling være baseret på vores legitime interesser eller dit samtykke.

Hvor cookies eller lignende teknologier kræver samtykke, anvendes de først, når det nødvendige samtykke er indhentet.

Markedsføring

Vi kan sende markedsføringskommunikation om Forlods, hvis vi har et passende juridisk grundlag, herunder samtykke hvor dette kræves.

Du kan til enhver tid trække et markedsføringssamtykke tilbage eller afmelde dig markedsføringskommunikation.

6. Cookies, analyse og lignende teknologier

Forlods kan anvende cookies og lignende teknologier til:

• teknisk nødvendig funktionalitet;
• sikkerhed og autentifikation;
• analyse og produktforbedring; og
• markedsføring.

Vi anvender i øjeblikket analyse- og produktanalyseværktøjer og kan anvende annonceringsteknologier såsom Meta Pixel.

Teknologier, der kræver samtykke, aktiveres ikke, før det nødvendige samtykke er afgivet.

Du kan finde flere oplysninger om de anvendte teknologier, deres formål og hvordan du kan ændre dine valg i vores Cookiepolitik.

7. Deling af oplysninger med eventleverandører

Forlods kan give en eventadministrator mulighed for at sende oplysninger til en leverandør, der er involveret i eventet.

Oplysninger deles kun, når eventadministratoren anmoder om det.

Afhængigt af den leverede ydelse kan dette omfatte oplysninger såsom:

• antal gæster;
• kosthensyn;
• allergier eller andre relevante særlige hensyn; og
• andre eventoplysninger, som er relevante for leverandøren.

Forlods videregiver ikke gæsters kontaktoplysninger til leverandører, hvor disse oplysninger ikke er relevante for leverandørens rolle.

8. Tjenesteudbydere

Vi anvender tredjepartsleverandører til at drive og udvikle Forlods, herunder leverandører af:

• hosting og cloud-infrastruktur;
• databaser;
• e-maillevering;
• autentifikation;
• analyse og produktanalyse;
• betalingsbehandling;
• sikkerhed og teknisk overvågning; og
• anden infrastruktur, der er nødvendig for at levere tjenesten.

Disse leverandører kan behandle personoplysninger på vores vegne eller i visse tilfælde til formål, som de selv fastlægger i overensstemmelse med deres egne juridiske forpligtelser.

Vi udvælger og administrerer tjenesteudbydere med henblik på at sikre et passende niveau af databeskyttelse.

Vi angiver ikke nødvendigvis hver enkelt tjenesteudbyder i denne privatlivspolitik, så vi kan skifte leverandører i takt med, at tjenesten udvikler sig, uden at skulle ændre politikken ved uvæsentlige ændringer.

9. Internationale overførsler

Vi tilstræber, hvor det med rimelighed er muligt, at anvende leverandører og behandlingssteder inden for EU/EØS.

Nogle tjenesteudbydere kan behandle personoplysninger uden for EU/EØS.

Hvis personoplysninger overføres til et land, som Europa-Kommissionen ikke har anerkendt som havende et tilstrækkeligt databeskyttelsesniveau, anvender vi et passende overførselsgrundlag, hvor dette kræves, såsom Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser sammen med eventuelle yderligere sikkerhedsforanstaltninger, der måtte være nødvendige.

10. Hvor længe vi opbevarer personoplysninger

Vi opbevarer ikke personoplysninger længere end nødvendigt til de formål, som oplysningerne behandles til.

Event- og gæstedata

Som udgangspunkt slettes eventoplysninger og tilknyttede gæstedata 12 måneder efter eventdatoen, medmindre oplysningerne er blevet slettet tidligere, eller vi efter lovgivningen er forpligtet til at opbevare bestemte oplysninger længere.

Sletning af konto

Brugere kan slette deres Forlods-konto.

Når en konto slettes, sletter vi tilknyttede konto-, event- og gæstedata, medmindre konkrete oplysninger skal opbevares for at overholde en retlig forpligtelse.

Bogføringsmateriale

Visse oplysninger vedrørende køb, betalinger, fakturaer og bogføring kan opbevares i den periode, som følger af gældende bogførings- og skattelovgivning.

Det betyder ikke, at uvedkommende eventoplysninger, gæstelister, allergioplysninger eller lignende eventdata opbevares af hensyn til bogføring.

Backups og tekniske registre

Slettede oplysninger kan i en begrænset periode fortsat findes i sikre backups eller tekniske registre, før de overskrives eller slettes i overensstemmelse med vores tekniske opbevaringsprocedurer.

11. Sikkerhed og adgang

Vi anvender tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der er udformet til at beskytte personoplysninger mod hændelig eller ulovlig destruktion, tab, ændring, videregivelse eller adgang.

Adgang til personoplysninger internt hos Forlods begrænses til personer, der har behov for adgang til legitime driftsmæssige formål.

Gæsteoplysninger, herunder allergier og særlige hensyn, tilgås ikke rutinemæssigt af Forlods' medarbejdere og behandles primært for at stille den relevante funktionalitet til rådighed for eventadministratorer.

12. Dine rettigheder

Afhængigt af omstændighederne og gældende lovgivning kan du have ret til at:

• få indsigt i dine personoplysninger;
• få urigtige personoplysninger rettet;
• få personoplysninger slettet;
• få behandlingen begrænset;
• gøre indsigelse mod visse former for behandling;
• modtage visse personoplysninger i et struktureret og maskinlæsbart format; og
• trække et samtykke tilbage, hvor behandlingen er baseret på samtykke.

Disse rettigheder er underlagt de betingelser og undtagelser, der følger af gældende databeskyttelseslovgivning.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder i relation til personoplysninger, som Forlods er ansvarlig for, kan du kontakte privacy@forlods.com.

Hvis din anmodning vedrører oplysninger, der er indsamlet i forbindelse med et bestemt event, kan det være nødvendigt, at vi involverer eller henviser dig til den relevante eventadministrator.

Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet eller en anden kompetent tilsynsmyndighed.

13. Ændringer til denne privatlivspolitik

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik i takt med, at Forlods og vores behandling af personoplysninger udvikler sig.

Hvis vi foretager væsentlige ændringer, som har betydelig indvirkning på, hvordan vi behandler dine personoplysninger, vil vi give passende besked, før ændringerne træder i kraft, hvor dette kræves.

Den seneste version af privatlivspolitikken vil altid være tilgængelig på vores hjemmeside.