Planlægning af firmajulefrokost
Planlæg julefrokosten uden at gøre den til dit andet fuldtidsjob
Kom hurtigt i gang, hold virksomhedens budget synligt, og saml sted, menu, program, transport, leverandører og deadlines i én overskuelig plan.
Fra den første idé til en julefrokost, der er til at overskue
Du behøver ikke have alle svarene fra begyndelsen. Sæt de vigtigste rammer, og lad en plan, der allerede kender julefrokostens typiske opgaver, hjælpe dig videre derfra.
- 01
Sæt rammerne for festen
Notér budget, forventet antal kolleger, datoønsker, ambitionsniveau og hvem der træffer de vigtigste valg. Så har resten af planen noget konkret at bygge på.
- 02
Start med en plan, der allerede er i gang
Forlods giver dig et færdigt udgangspunkt med de typiske julefrokostopgaver, så du ikke skal bruge arbejdstid på at huske alt fra venue og menu til transport og oprydning.
- 03
Tilpas planen til jeres julefrokost
Fjern det, I ikke skal bruge, og tilføj jeres egne opgaver til dato, sted, ledsagere, menu, bar, aktiviteter, musik, transport og virksomhedens praktiske krav.
- 04
Fordel budgettet på de rigtige opgaver
Knyt forventede udgifter til venue, forplejning, underholdning, transport og andre dele af festen. Det gør konsekvensen synlig, når en pris eller prioritet ændrer sig.
- 05
Gem tilbud og beslutninger i planen
Læg priser, kontaktoplysninger, menuvalg, deadlines og praktiske noter ved de relevante opgaver, så du ikke skal lede efter baggrunden i mails og mødenoter.
- 06
Lad fremdriften vise næste skridt
Markér opgaverne undervejs, og brug overblikket til at se, hvad der stadig mangler før festen — fra de store bookinger til den sidste besked om hjemtransport.
Få styr på julefrokosten, før den overtager din kalender
Få hurtigt styr på, hvad der skal bookes, besluttes og følges op på – uden at grave det hele frem fra gamle mails og sidste års regneark.
Seks ting der sætter rammerne
Det bliver hurtigt mere end bare mad og musik
Når rammerne er synlige, bliver det lettere at vælge til og fra uden at miste virksomhedens budget eller kollegernes behov af syne.
- Rammer
- Aftal budget, deltagerantal og hvem der beslutter
- Budget
- Følg totalen og de forventede deludgifter
- Deltagere
- Planlæg efter et realistisk antal
- Sted
- Sammenlign pris, kapacitet og transport
- Forplejning
- Få menu, drikkevarer og tillæg tydeligt frem
- Arbejdstid
- Undgå gentaget research og spredte beslutninger
Brug mindre arbejdstid på at holde styr på planlægningen
Forlods giver dig et praktisk udgangspunkt og et samlet overblik. Det erstatter ikke virksomhedens indkøbs-, godkendelses- eller økonomiprocesser.
Kom hurtigere fra opgave til handling
Begynd med en plan, der allerede rummer de typiske beslutninger, og tilpas den i stedet for at starte med et tomt dokument.
Tilpas planen til virksomheden
Tilføj, fjern og redigér opgaver, så arrangementet passer til virksomhedens størrelse, kultur, politikker og ambitionsniveau.
Bevar et let budgetoverblik
Knyt forventede udgifter til de relevante opgaver og se, hvordan det planlagte budget fordeler sig på arrangementets dele.
Gem beslutninger dér, hvor de hører til
Saml tilbud, kontaktoplysninger, godkendelser, deadlines og praktiske noter sammen med de opgaver, de vedrører.
Se hvad der mangler
Følg fremdriften og find den næste ufærdige opgave uden at gennemgå mails, regneark og mødenoter igen.
Gør overdragelser enklere
Hold planen forståelig, hvis en kollega, leder eller leverandør skal kunne se baggrunden for en beslutning eller tage over på en opgave.
Få julefrokosten sikkert i mål – én opgave ad gangen
Se hvad der er besluttet, hvad det forventes at koste, og hvad der stadig mangler, før kollegerne står klar til festen.
Julefrokosten begynder længe før december
Mange virksomheder går efter de samme tre-fire weekender, lokaler og leverandører. Begynd i god tid, mens der stadig er datoer at vælge imellem, og tilpas derefter planen til jeres størrelse og format.
6 måneder eller mere før
Aftal budgetramme, foreløbigt deltagerantal, datoønsker og ambitionsniveau. Undersøg populære datoer, lokaler og større venues, før udvalget bliver begrænset.
4–6 måneder før
Vælg format og sted. Sammenlign tilbud, vilkår, kapacitet, transport, tilgængelighed, menu, drikkevarer og de poster, der ligger uden for pakken.
2–4 måneder før
Planlæg tilmelding, ledsagere, allergier, alkoholfrie muligheder, program, musik, underholdning, teknik, transport og eventuel overnatning.
1–2 måneder før
Opdatér deltagerestimat og budget, luk leverandøraftaler, fordel praktiske opgaver, og afklar taler, aktiviteter, bordplan, garderobe og sikker hjemtransport.
De sidste to uger
Bekræft antal, menu, tider, leverancer, kontaktpersoner, adgang, betalingsfrister, fakturaoplysninger, plan B og alle resterende godkendelser.
Efter julefrokosten
Kontrollér resterende fakturaer mod aftalerne, afslut praktiske opgaver, gem relevante noter, og registrér erfaringer, der sparer tid næste år.
Planlæg flere firmaarrangementer
Saml budget, deltagere, sted, aktiviteter, forplejning og en realistisk plan B for vejret.
Hold målgruppe, budskab, produktoplevelse, leverandører, budget og lanceringsdag samlet.
Find den type firmafest, der passer til virksomhedens anledning, medarbejdere og mål.
