Planlægning af firmaets sommerfest
Få sommerfesten på plads uden at sætte dit arbejde på pause
Start med en plan, der allerede kender de typiske opgaver. Hold budget, dato, sted, aktiviteter, forplejning, transport og vejralternativer samlet, mens du passer dit almindelige arbejde.
Fejr to veloverståede kvartaler uden at drukne i planlægningen
Sommerfesten er en anledning til at samle kollegerne og fejre første halvår. Forlods giver dig opgaverne fra start, så du hurtigere kan skabe overblik og bruge tiden på de valg, der gør festen god.
- 01
Sæt rammerne for fejringen
Notér budget, datoønsker, forventet antal kolleger og ambitionsniveau. Tag særskilt stilling til, om ledsagere eller familier skal inviteres.
- 02
Start med en plan, der allerede er i gang
Forlods giver dig de typiske sommerfestopgaver fra begyndelsen, så du ikke skal opfinde din egen proces for sted, deltagere, aktiviteter, forplejning, transport og vejrplan.
- 03
Byg festen omkring kollegerne
Tilpas planen til jeres valgte sted, format og gæster. Husk adgang, pauser og aktiviteter, hvor kolleger kan deltage på forskellige måder.
- 04
Gør plan B til en del af planen
Notér overdækning, indendørs alternativ, ekstra udstyr, pris og frist for vejrafgørelsen ved de relevante opgaver, så en regnbyge ikke sender planlægningen tilbage til start.
- 05
Hold budget og valg samlet
Knyt forventede udgifter til sted, mad, drikkevarer, aktiviteter, udstyr og transport, og gem priser og noter ved de opgaver, de vedrører.
- 06
Følg opgaverne hele vejen til festdagen
Sæt deadlines, markér opgaverne undervejs, og brug fremdriften til at se, hvad der stadig mangler blandt program, leverancer, kontaktpersoner, adgang og plan B.
Få styr på sommerfesten, før den overtager din kalender
Få hurtigt styr på, hvad der skal bookes, besluttes og følges op på – uden at skulle bygge planen af gamle mails, løse noter og et tomt regneark.
Fejr første halvår med overblikket i behold
Byg rammerne om en sommerfest, kollegerne glæder sig til
Når budget, dato, deltagere og vejralternativ er tydelige, bliver det lettere at forme en god fest og få de praktiske beslutninger på plads.
- Fejring
- Markér to veloverståede kvartaler sammen
- Budget
- Se både grundpris, tillæg og vejralternativ
- Dato
- Vælg en dato der passer til kolleger og format
- Vejr
- Gør plan B konkret og økonomisk synlig
- Deltagelse
- Skab plads til forskellige måder at være med
- Tid
- Saml beslutninger og undgå dobbeltarbejde
Få sommerfesten på plads uden at miste hverdagen af syne
Forlods giver dig en plan, der er klar til at tilpasse, og samler opgaver, noter, deadlines og forventede udgifter, så du sparer tid og hurtigere kommer i mål.
Kom hurtigere fra opgave til handling
Begynd med en plan, der allerede rummer de typiske beslutninger, og tilpas den i stedet for at starte med et tomt dokument.
Tilpas planen til virksomheden
Tilføj, fjern og redigér opgaver, så arrangementet passer til virksomhedens størrelse, kultur, politikker og ambitionsniveau.
Bevar et let budgetoverblik
Knyt forventede udgifter til de relevante opgaver og se, hvordan det planlagte budget fordeler sig på arrangementets dele.
Gem beslutninger dér, hvor de hører til
Saml priser, kontaktoplysninger, valg, deadlines og praktiske noter sammen med de opgaver, de vedrører.
Se hvad der mangler
Følg fremdriften og find den næste ufærdige opgave uden at gennemgå mails, regneark og mødenoter igen.
Gør overdragelser enklere
Hold planen forståelig, hvis en kollega, leder eller leverandør skal kunne se baggrunden for en beslutning eller tage over på en opgave.
Få sommerfesten sikkert i mål – én opgave ad gangen
Se hvad der er besluttet, hvad det forventes at koste, og hvad der stadig mangler, før kollegerne står klar til at fejre første halvår.
Sommerfesten kan planlægges hurtigere, når overblikket er der fra start
Planlægningshorisonten er ofte kortere end for julefrokosten, selv når mange kolleger skal med. Brug månederne frem mod festen på de store valg først, og lad planen vise, hvad der kommer bagefter.
4–5 måneder før
Aftal budgetramme, foreløbigt deltagerantal, datoønsker og ambitionsniveau. Beslut særskilt, om ledsagere eller familier skal inviteres.
3–4 måneder før
Vælg sted og vejrstrategi. Indhent tilbud direkte fra relevante leverandører, og notér priser, vilkår, kapacitet, adgang, transport, forplejning og aflysningsbetingelser i planen.
2–3 måneder før
Planlæg deltagerhåndtering, aktiviteter, mad, drikkevarer, musik, udstyr, transport, tilgængelighed og eventuelle behov for ledsagere eller familier.
1 måned før
Opdatér deltagerantal og budget, få leverandøraftaler på plads, og afklar program, adgang, skiltning, siddemuligheder, skygge, regn og praktiske kontaktpersoner.
1–2 uger før
Bekræft deltagerantal, forplejning, program, leverancer, tider, kontaktpersoner og betalingsfrister. Følg vejret frem mod den aftalte frist for at vælge hovedplan eller plan B.
På festdagen
Hold program, kontaktpersoner, leverancer og vejralternativ lette at finde, så festudvalget kan løse de sidste praktiske opgaver og selv nå at være med til festen.
Planlæg flere firmaarrangementer
Få styr på virksomhedens budget, dato, sted, menu, transport, program og praktiske opgaver.
Hold målgruppe, budskab, produktoplevelse, leverandører, budget og lanceringsdag samlet.
Find den type firmafest, der passer til virksomhedens anledning, medarbejdere og mål.
