Planlægning af firmaets sommerfest
Planlæg sommerfesten med plads til både solskin og plan B
Spar arbejdstid, hold virksomhedens budget synligt, og saml dato, sted, aktiviteter, forplejning, transport og vejralternativer i én klar plan.
Sådan planlægger du firmaets sommerfest
Sommerfesten konkurrerer med ferieplaner og bygger ofte på udendørs aktiviteter. Start med mandat, budget og format, så vejret ikke bliver den eneste planlægningsfaktor.
- 01
Afklar formål, mandat og budget
Beslut om festen skal samle medarbejdere, markere et resultat eller inkludere familier, og få godkendt budget, deltagerestimat og beslutningsgrænser.
- 02
Vælg dato før ferieplanerne låses
Undersøg medarbejdernes kalendere, vagter og ferieperioder, og afklar om arrangementet ligger i eller uden for arbejdstiden.
- 03
Vælg format med en reel plan B
Sammenlign have, tagterrasse, park, strand, venue eller kombination, og sørg for overdækning, indendørs alternativ eller klare vilkår ved dårligt vejr.
- 04
Planlæg aktiviteter uden tvang
Vælg et program, hvor forskellige fysiske forudsætninger, interesser og sociale behov kan være med, også hvis nogen ønsker at springe en aktivitet over.
- 05
Sammenlign de samlede omkostninger
Få venue, forplejning, drikkevarer, aktivitet, udstyr, personale, transport, tilladelser, vejrberedskab, oprydning og tillæg med i tilbuddene.
- 06
Gør dagen let at afvikle
Saml deltagerestimat, kontaktpersoner, program, leverancer, adgang, sikkerhed, ansvar, betalingsfrister, plan B og opgaver efter festen.
Start med en tjekliste til firmaets sommerfest
Få et klart udgangspunkt for formål, mandat, budget, dato, deltagere, sted, aktiviteter, forplejning, transport, tilgængelighed og vejrplan. Tilpas planen og undgå at bruge arbejdstid på at genopfinde processen.
Vejret er en risiko, ikke en strategi
Rammer der afgør sommerfestens plan
En god plan forbinder virksomhedens formål og budget med medarbejdernes praktiske behov. Det gør alternativer lettere at vurdere og godkende.
- Formål
- Vær tydelig om hvad virksomheden vil samle folk om
- Budget
- Se både grundpris, tillæg og vejralternativ
- Dato
- Planlæg omkring ferie, vagter og travle perioder
- Vejr
- Gør plan B konkret og økonomisk synlig
- Deltagelse
- Vælg aktiviteter med reelle alternativer
- Tid
- Saml beslutninger og undgå dobbeltarbejde
Få sommerfesten på plads uden at miste hverdagen af syne
Forlods hjælper dig med plan og budgetoverblik, men erstatter ikke virksomhedens egne processer for indkøb, sikkerhed, databehandling eller godkendelse.
Begynd med en plan, der allerede rummer de typiske beslutninger, og tilpas den i stedet for at starte med et tomt dokument.
Tilføj, fjern og redigér opgaver, så arrangementet passer til virksomhedens størrelse, kultur, politikker og ambitionsniveau.
Knyt forventede udgifter til de relevante opgaver og se, hvordan det planlagte budget fordeler sig på arrangementets dele.
Saml tilbud, kontaktoplysninger, godkendelser, deadlines og praktiske noter sammen med de opgaver, de vedrører.
Følg fremdriften og find den næste ufærdige opgave uden at gennemgå mails, regneark og mødenoter igen.
Hold planen forståelig, hvis en kollega, leder eller leverandør skal kunne se baggrunden for en beslutning eller tage over på en opgave.
Hold hovedplan og vejrplan i samme overblik
Saml virksomhedens budget, leverandørvalg, praktiske opgaver, deadlines og alternativer i en plan, der viser, hvad der skal ske nu.
En fleksibel tidsplan til firmaets sommerfest
Et lille arrangement kan planlægges hurtigt, mens populære sommerdatoer, store grupper, udendørs aktiviteter eller familiedeltagelse kræver mere tid.
Afklar formål, mandat, budgetramme, deltagergruppe, ledsagere eller familier, datoønsker og mulige formater.
Vælg sted og vejrstrategi. Sammenlign tilbud, vilkår, kapacitet, adgang, toiletter, støj, transport, forplejning og aflysningsbetingelser.
Planlæg deltagerhåndtering, aktiviteter, frivillige alternativer, mad, drikkevarer, musik, udstyr, transport og eventuelle behov for familier eller ledsagere.
Opdatér antal og budget, fordel opgaver, luk leverandøraftaler, og afklar program, sikkerhed, tilgængelighed, adgang, skiltning, skygge og regn.
Følg vejrudsigten efter en fast beslutningsfrist, aktivér plan B hvis nødvendigt, og bekræft leverancer, tider, kontaktpersoner, betalingsfrister og deltagerinformation.
Afslut fakturaer og oprydning, gem relevante leverandørnoter, og registrér erfaringer om fremmøde, format, budget og vejrplan til næste arrangement.
Planlæg flere firmaarrangementer
Få styr på virksomhedens budget, dato, sted, menu, transport, program og praktiske opgaver.
Hold målgruppe, budskab, produktoplevelse, leverandører, budget og lanceringsdag samlet.
Find den type firmafest, der passer til virksomhedens anledning, medarbejdere og mål.
